5 thủ thuật ChatGPT để tăng năng suất làm việc – khám phá ngay cách áp dụng

Tối đa hóa năng suất với ChatGPT

Đôi khi, danh sách việc cần làm của bạn trông giống một cuốn tiểu thuyết hơn là một danh sách đơn thuần. Bất cứ điều gì giúp bạn hoàn thành những hạng mục đó đều trở nên hấp dẫn, và ChatGPT có một vài thủ thuật có thể hỗ trợ bạn giải quyết danh sách công việc hiệu quả hơn nhiều so với việc chỉ soạn thảo email công việc hay tóm tắt các cuộc hội thoại dài.

Sau một số thử nghiệm và lắng nghe từ những người khác đã tạo ra các mẹo tăng năng suất của riêng họ với ChatGPT, tôi đã tổng hợp một vài câu lệnh đặc biệt hữu ích mà bạn có thể dùng khi khả năng sắp xếp và động lực đang xuống thấp, nhưng bạn vẫn còn rất nhiều việc phải làm.

1. Phân bổ thời gian (Time Blocking)

Lên lịch cho ngày và tuần làm việc là phần cơ bản, cần thiết nhưng thường khó nhất để duy trì năng suất. Việc giải thích cặn kẽ mọi yêu cầu về thời gian của bạn đôi khi còn tốn nhiều thời gian hơn. May mắn thay, các mô hình của ChatGPT giờ đây đã đủ tiên tiến để bạn có thể đưa ra yêu cầu một cách khá ngắn gọn và trực tiếp. Hãy nói với ChatGPT: “Tôi muốn làm việc hiệu quả mà không bị kiệt sức. Hãy giúp tôi tạo một lịch trình hàng ngày bao gồm thời gian cho công việc chuyên sâu, các cuộc gọi Zoom, bữa ăn và những buổi đi bộ ngắn.”

Dù đơn giản, đó là đủ để ChatGPT bắt đầu. AI sẽ đặt các câu hỏi tiếp theo và bạn có thể cung cấp bao nhiêu chi tiết tùy thích. Càng nhiều chi tiết bạn cung cấp, lịch trình sẽ càng hữu ích, nhưng cách tiếp cận hội thoại này khiến nó bớt giống một bài tập về nhà hơn. Khi có đủ thông tin, bạn sẽ thấy ngày của mình được chia thành các phần.

Với tôi, điều đó có nghĩa là các khối thời gian dành cho công việc chuyên môn như viết các nhiệm vụ hiện tại, tìm kiếm ý tưởng mới, nộp đơn xin việc và thậm chí là email và công việc hành chính. Tất cả đều được chia nhỏ với thời gian dành cho nghỉ ngơi, bữa ăn, thời gian cho gia đình, tập thể dục và thậm chí cả ngủ. Nó không hoàn toàn là những gì tôi muốn, nhưng là một điểm khởi đầu hoàn hảo mà tôi có thể tinh chỉnh sau đó, và dễ làm việc hơn nhiều so với một lịch trống. Để ChatGPT soạn thảo ngày của bạn giúp loại bỏ rất nhiều mệt mỏi khi đưa ra quyết định. Không phải hỏi “tiếp theo tôi nên làm gì?” mọi lúc giúp có một tuần làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.

2. Phép thuật cuộc họp (Meeting Magic)

Một người bạn làm công việc văn phòng với rất nhiều cuộc họp đã dẫn tôi đến một câu lệnh hữu ích khác. Cô ấy dành rất nhiều thời gian để chuẩn bị cho các cuộc họp và thường cảm thấy quá hoặc chưa chuẩn bị đủ, tùy thuộc vào lượng thời gian và năng lượng cô ấy phải đầu tư vào việc chuẩn bị. Sự xuất hiện của ChatGPT đã giảm bớt rất nhiều căng thẳng khi phải điều hành hàng triệu cuộc họp nhờ vào các biến thể của câu lệnh: “Bạn có thể giúp tôi soạn thảo một chương trình nghị sự, các điểm thảo luận chính và các câu hỏi tiềm năng để hỏi không?”

Một lần nữa, cách tiếp cận hội thoại để tổ chức làm giảm bớt rất nhiều căng thẳng. Tất cả những gì cô ấy phải làm là mô tả loại cuộc họp và những người sẽ tham dự, cùng với bất kỳ tài liệu và bài thuyết trình nào mà cô ấy được phép đưa vào hệ thống. ChatGPT cung cấp cho cô ấy một bản nháp giới thiệu, một dòng thời gian và chương trình nghị sự cho cuộc họp, các hạng mục hành động khả thi để đảm bảo mọi người biết, và thậm chí cả những câu hỏi có thể phát sinh và ý tưởng về cách trả lời chúng. Cô ấy càng sử dụng nhiều, những hướng dẫn này rõ ràng càng trở nên tốt hơn, đặc biệt là trong việc học giọng điệu của cô ấy và thích nghi với bất kỳ trở ngại nào phát sinh trong các cuộc họp để chúng không gây ra vấn đề vào lần tới.

3. AI hỗ trợ ra quyết định (Decisions AI)

Khi bạn phải đối mặt với một quyết định lớn, vô số yếu tố cần xem xét có thể khiến việc tìm ra câu trả lời tốt nhất trở nên khó khăn. Một người bạn của tôi, gần đây phải đưa ra những quyết định trọng đại nhất cuộc đời, chia sẻ rằng anh ấy đã vật lộn với các danh sách ưu nhược điểm và những chiến lược ra quyết định truyền thống khác. Anh muốn tìm một cách hiệu quả mà không bỏ sót điều gì quan trọng, và nhận thấy việc trò chuyện với ChatGPT là một phương pháp lý tưởng. Anh ấy đã nói với AI: “Tôi đang cân nhắc chuyển đến một thành phố mới để nhận công việc mà tôi nghĩ mình sẽ thích hơn vai trò hiện tại. Bạn có thể giúp tôi cân nhắc ưu và nhược điểm và đặt ra những câu hỏi mà tôi có thể chưa nghĩ tới không?”

Bạn có lẽ không phải đưa ra những quyết định ở cấp độ đó mỗi ngày, nhưng mẫu câu lệnh yêu cầu phân tích ưu nhược điểm và để ChatGPT gợi ý những câu hỏi mà bạn có thể bỏ qua có thể áp dụng cho bất kỳ tình huống nào. Từ ví dụ thay đổi cuộc đời cho đến những việc đơn giản như chọn phần mềm cho một dự án hay mời ai cộng tác trong một bài thuyết trình, phương pháp này đều hữu ích.

4. Chia nhỏ nhiệm vụ (Task Slicer)

Một trong những khía cạnh khó khăn nhất của việc làm việc hiệu quả là làm sao để chia một dự án khổng lồ thành những phần nhỏ dễ thực hiện hơn. Tôi nhận thấy ChatGPT thực sự hữu ích trong việc này. Chẳng hạn, tôi đã hỏi nó: “Giúp tôi biến mục tiêu sắp xếp văn phòng tại nhà thành các nhiệm vụ nhỏ, có trọng tâm mà tôi có thể thực hiện trong 20 phút mỗi lần, trong tuần tới.”

Phản hồi từ ChatGPT chính xác như những gì tôi yêu cầu. Mỗi nhiệm vụ đều nhỏ, tương đối dễ dàng và nhanh chóng: dọn dẹp, dọn từng ngăn kéo một, phân loại các loại cáp lộn xộn, v.v., cho đến một tuần sau đó, tôi đã có một không gian làm việc rất gọn gàng, hợp lý với mọi thứ được dán nhãn và dễ tìm. Việc tạo ra các hoạt động nhỏ, dễ hoàn thành có thể không phải là cách tiếp cận mà ai cũng thích, nhưng nó thực sự đã đẩy nhanh mọi việc tôi phải làm.

5. Tăng tốc học tập (Learning Acceleration)

Một người bạn khác kể cho tôi nghe cách ChatGPT đã tối đa hóa năng suất của họ theo một cách kỳ lạ, giúp họ nhồi nhét kiến thức khi không có thời gian học một chủ đề nào đó. Chẳng hạn, mười lăm phút trước một cuộc gọi về blockchain mà anh ta biết rất ít, anh ta đã hỏi ChatGPT: “Bạn có thể giải thích những kiến thức cơ bản về blockchain trong mười lăm phút, với các khái niệm chính và các ứng dụng trong thế giới thực không?”

Năm giây sau, anh ấy đã lao vào một khóa học cấp tốc, phân tích về sự phân cấp, sổ cái và cách nó kết nối với tiền điện tử, chuỗi cung ứng và hợp đồng thông minh. Anh ấy trông như thể mình biết rõ về những gì đang nói và đã gây ấn tượng với người mà anh ấy gặp. Tôi sẽ không nói đây là một kế hoạch tuyệt vời cho cuộc sống hàng ngày, nhưng khi bạn bị thúc ép về thời gian, ChatGPT có thể là gia sư ngắn hạn để cứu vãn tình thế.

Sức mạnh năng suất

Những thủ thuật này bản thân chúng không phải là một giải pháp; chúng thực sự giống như những lời nhắc nhở để bạn làm những gì bạn đã biết mình phải làm. ChatGPT không tự động khiến bạn trở nên năng suất, nhưng nó loại bỏ rất nhiều rào cản khiến bạn không thể làm việc hiệu quả. Đôi khi đó là tất cả những gì bạn cần. Và nếu bạn không có ai đó để làm “huấn luyện viên cuộc sống” cho mình, ChatGPT có thể là người bạn giúp bạn thoát khỏi những trở ngại của chính mình.

Thật đáng để thử. Rốt cuộc, tình huống xấu nhất là ChatGPT chỉ cho bạn một phép ẩn dụ kỳ lạ về năng suất. Nhưng bạn có thể thấy những buổi chiều của mình được giải phóng thay vào đó.